2012年6月までは、外国人の方には、外国人登録証明書（通称alien card)が、市町村役場で交付されていました（写真が必要でした）が、そのあとは入国管理局で在留カード（residence card)が交付されるようになりました。この在留カードは、1.入国時、2.在留資格を変更したとき、3.在留期間を更新したとき、に伴い入国管理局より交付されます。したがって、技能実習生の場合は、3年間在留する場合、少なくとも3回交付されることになります。外国人登録証明書は不法滞在者を含め、全ての外国人に交付されていましたが、在留カードは、短期滞在の在留資格の外国人や、不法滞在者には交付されません。また、在留カードには個人情報保護の要請から、最低限の情報しか記載されていません（外国人登録証明書には、出生地、パスポート番号、世帯主、勤務先等が記載されていました）。さらに、在留カードには、偽変造防止対策として、高度のセキュリティ機能を有するICチップが内蔵されるようになりました。
この在留カードについては、必ず表と裏の記載内容を目視で確認いただき、不法就労者ではないことをご確認ください。

紛失したときは、それを知った日から14日以内に、まず最寄りの交番や警察署で遺失・盗難届出を行い、受理番号をメモしておき、本人がパスポートと写真を持参して入国管理局で再発行の手続きをします。原則として即日交付されます。汚損したときは、本人がその在留カードとパスポートと写真を持参して、入国管理局で再発行の手続きをします。原則として、即日交付されます（ただし、汚損しているわけでもなく、単に交換したいという場合は、1.300円の手数料がかかります。）紛失してしまった場合は、在留カードがない状態で警察官に職務質問された際、関係者が呼び出しを受けるなど、非常に面倒なことになりますので、できるだけ早めに再発行手続きをさせて頂きますようお願い致します。
また、当組合には、入国管理局長から、申請取次ぎを承認された役員・職員が本部・各支所に在籍しております。在留カードの紛失後、警察署には必ず本人が遺失・盗難届を行わなければなりませんが、入国管理局へは、本人の委任状があれば、代理で申請取次者による再発行手続きが可能です。

技能実習生のみならず、在留カードを交付されたすべての外国人は、在留カードを常時携帯することが必要で、入国審査官、警察官等から提示を求められた場合には、提示する必要があります。パスポートを携帯しているかどうかにかかわらず、在留カードは常時携帯することが必要です。在留カードを携帯してなかった場合は20万円以下の罰金、提示に応じなかった場合は1年以下の懲役または20万円以下の罰金に処されることがあります。
ただし、16歳未満の外国人の方については、在留カードの常時携帯義務が免除されていますので、在留カードを常時携帯する必要はありません。

在留カードの表面には、「就労制限の有無」という箇所がありますので、そこに「就労不可」と書かれている場合は、原則雇うことができません。主に、在留資格が「留学」や「家族滞在」の場合に注意が必要です。
ただしカードの裏面に、「許可：原則週28時間以内・風俗営業等の従事を除く」や、「許可：資格外活動許可書に記載された範囲内の活動」という記載があれば、その記載されている許可の範囲内で雇うことができます。在留カードが発行されていない外国人の方は、働くことができません。
在留資格「短期滞在」の方は、働くことができません。資格外活動を許可を受けることもできず、在留カードを交付されることもありません。
「難民」という在留資格はありません。外国人が難民認定申請を行った場合、要件を満たしていればまず原則6か月の仮滞在許可を受けます。この仮滞在許可を受けていれば、仮滞在許可書が交付されています。仮滞在許可を受けた者は、住居や行動範囲が制限される他、本邦における活動についても、就労は禁止されているなど様々な条件が付けられます。
そして「万が一」、外国人が法務大臣より難民認定を受けた場合は、難民認定証明書が交付されます。もちろん在留カードも所持しており、「定住者」の在留資格が与えられているはずです。正規に難民として認定されることは、現在ほとんどありません。ということは、難民といえる方はほぼいないということです。「この外国人が難民と言っているんだから、仕事をさせてもいいだろう」と安易にお考えにならないよう、ご注意ください。難民という言葉をちらつかせ、不法就労を斡旋している悪徳業者が存在します。
特に制限なく就労可能であるのは、在留資格「永住者」「永住者の配偶者等」「定住者」「日本人の配偶者等」の4つだけです。この4つの在留資格をもつ外国人の方であれば、採用に特に問題はありません。
現日本にいる不法就労者の約半数は、茨城・東京・千葉に集中しています。不法就労者の雇用は、入管法違反でもあり（3年以下の懲役、300万円いかの罰金を科せられることがあります）、また技能実習に関する不正行為（3年間受入れ停止処分を受けることがあります）の一つでもありますので、大切な貴社を守るためにも、必ず在留カードの記載内容をご確認ください。

監理団体には、主に以下のような実習監理を行う必要があります。実習監理についてはこちらをご覧ください。監理団体は、以下の事項を守るということを約束しています。これらの事項を守るという条件付きで、許可を受けることになりますので、監理団体は十分注意する必要があります。誓約事項に関してはこちらをご覧ください。