2012年6月までは、外国人の方には、外国人登録証明書（通称alien card)が、市町村役場で交付されていました（写真が必要でした）が、そのあとは入国管理局で在留カード（residence card)が交付されるようになりました。この在留カードは、1.入国時、2.在留資格を変更したとき、3.在留期間を更新したとき、に伴い入国管理局より交付されます。したがって、技能実習生の場合は、3年間在留する場合、少なくとも3回交付されることになります。外国人登録証明書は不法滞在者を含め、全ての外国人に交付されていましたが、在留カードは、短期滞在の在留資格の外国人や、不法滞在者には交付されません。また、在留カードには個人情報保護の要請から、最低限の情報しか記載されていません（外国人登録証明書には、出生地、パスポート番号、世帯主、勤務先等が記載されていました）。さらに、在留カードには、偽変造防止対策として、高度のセキュリティ機能を有するICチップが内蔵されるようになりました。
この在留カードについては、必ず表と裏の記載内容を目視で確認いただき、不法就労者ではないことをご確認ください。

紛失したときは、それを知った日から14日以内に、まず最寄りの交番や警察署で遺失・盗難届出を行い、受理番号をメモしておき、本人がパスポートと写真を持参して入国管理局で再発行の手続きをします。原則として即日交付されます。汚損したときは、本人がその在留カードとパスポートと写真を持参して、入国管理局で再発行の手続きをします。原則として、即日交付されます（ただし、汚損しているわけでもなく、単に交換したいという場合は、1.300円の手数料がかかります。）紛失してしまった場合は、在留カードがない状態で警察官に職務質問された際、関係者が呼び出しを受けるなど、非常に面倒なことになりますので、できるだけ早めに再発行手続きをさせて頂きますようお願い致します。
また、当組合には、入国管理局長から、申請取次ぎを承認された役員・職員が本部・各支所に在籍しております。在留カードの紛失後、警察署には必ず本人が遺失・盗難届を行わなければなりませんが、入国管理局へは、本人の委任状があれば、代理で申請取次者による再発行手続きが可能です。

技能実習生のみならず、在留カードを交付されたすべての外国人は、在留カードを常時携帯することが必要で、入国審査官、警察官等から提示を求められた場合には、提示する必要があります。パスポートを携帯しているかどうかにかかわらず、在留カードは常時携帯することが必要です。在留カードを携帯してなかった場合は20万円以下の罰金、提示に応じなかった場合は1年以下の懲役または20万円以下の罰金に処されることがあります。
ただし、16歳未満の外国人の方については、在留カードの常時携帯義務が免除されていますので、在留カードを常時携帯する必要はありません。

在留カードの表面には、「就労制限の有無」という箇所がありますので、そこに「就労不可」と書かれている場合は、原則雇うことができません。主に、在留資格が「留学」や「家族滞在」の場合に注意が必要です。
ただしカードの裏面に、「許可：原則週28時間以内・風俗営業等の従事を除く」や、「許可：資格外活動許可書に記載された範囲内の活動」という記載があれば、その記載されている許可の範囲内で雇うことができます。在留カードが発行されていない外国人の方は、働くことができません。
在留資格「短期滞在」の方は、働くことができません。資格外活動を許可を受けることもできず、在留カードを交付されることもありません。
「難民」という在留資格はありません。外国人が難民認定申請を行った場合、要件を満たしていればまず原則6か月の仮滞在許可を受けます。この仮滞在許可を受けていれば、仮滞在許可書が交付されています。仮滞在許可を受けた者は、住居や行動範囲が制限される他、本邦における活動についても、就労は禁止されているなど様々な条件が付けられます。
そして「万が一」、外国人が法務大臣より難民認定を受けた場合は、難民認定証明書が交付されます。もちろん在留カードも所持しており、「定住者」の在留資格が与えられているはずです。正規に難民として認定されることは、現在ほとんどありません。ということは、難民といえる方はほぼいないということです。「この外国人が難民と言っているんだから、仕事をさせてもいいだろう」と安易にお考えにならないよう、ご注意ください。難民という言葉をちらつかせ、不法就労を斡旋している悪徳業者が存在します。
特に制限なく就労可能であるのは、在留資格「永住者」「永住者の配偶者等」「定住者」「日本人の配偶者等」の4つだけです。この4つの在留資格をもつ外国人の方であれば、採用に特に問題はありません。
現日本にいる不法就労者の約半数は、茨城・東京・千葉に集中しています。不法就労者の雇用は、入管法違反でもあり（3年以下の懲役、300万円いかの罰金を科せられることがあります）、また技能実習に関する不正行為（3年間受入れ停止処分を受けることがあります）の一つでもありますので、大切な貴社を守るためにも、必ず在留カードの記載内容をご確認ください。

監理団体には、主に以下のような実習監理を行う必要があります。実習監理についてはこちらをご覧ください。監理団体は、以下の事項を守るということを約束しています。これらの事項を守るという条件付きで、許可を受けることになりますので、監理団体は十分注意する必要があります。誓約事項に関してはこちらをご覧ください。

詳細はこちらをご覧ください。

各職務の任務・誓約事項につきましてはこちらをご覧ください。
技能実習責任者|技能実習指導員|生活指導員

技能実習生は、当組合を通じて受入れる場合、入国して1年目は「第1号技能実習」、2年目、3年目は「第2号技能実習」です。雇用契約は、原則1年毎に更新されます。ただし、新制度においては、申請内容にもよりますが、原則として、1号は当初から1年、2号は当初から2年の在留期限が与えられることとなります。
したがって、原則として、在留期間更新申請を行う必要が無くなります。なお、2017年11月1日に「外国人の技能実習の適正な実施及び技能実習生の保護に関する法律」が施行され、「第3号技能実習」が創設されます。そして、一般監理事業許可を受けた優良な監理団体、主務省令第15条の条件を満たした優良な実習実施者のみが「第3号技能実習」の技能実習生を受け入れることができるようになります。

技能実習生が受ける日本語の試験として、主に日本語能力試験（ＪＬＰＴ）があります。レベルはＮ1からＮ5まであり、毎年7月と12月の第1日曜日に行われます。申込期間は、大体試験の3ヶ月前です。当組合の中国人・フィリピン人実習生の中にはＮ1まで合格できた人もいます。当組合は、実習生の日本語能力向上のため、実習生の日本語能力試験受験を推進しています。技能実習生には、日本語に少しでも興味を持ってもらい、日本滞在期間中に、せめて一度くらいは受験してもらいたいものです。日本語能力が秀でていたために、母国に帰国後、日系企業で重役の秘書・通訳等として、高額の給料を得ている人もいます。このように、日本文化を学び、日本語を修得する事により、実習生は、帰国後のチャンスが広がります。この他、Ｊ-ＴＥＳＴという試験もあり、ＪＬＰＴのＮ1よりも上を目指す方にもお勧めです。

養鶏の場合は、ブロイダー肥育等、食肉用鶏の飼養・管理のみを行う場合は、1年までしか受入れられません。鶏舎で、年間を通じて、採卵を目的とした鶏の飼養・管理を行っていることが3年受入れの条件です。酪農の場合は、肉用牛の飼養・管理のみを行う場合は、1年までしか受入れられません。牛舎で、年間を通じて、生乳又はこれから加工した乳製品の生産を目的とした乳用牛の飼養・管理を行っていることが3年受入れの条件です。養豚の場合は、豚舎で、年間を通じて、繁殖用及び食肉用を目的とした豚の飼養・管理を行っていることが3年受入れの条件です。養鶏・酪農・養豚、全てについて言えることですが、庭先等での飼養・管理であれば、一年までしか受入れられません。

⑴申請人が有効なパスポートを所持しており、本国への帰国又は日本への再入国の権利・資格が確保されていること。
⑵申請時じ係る提出書類が適正なものであること（偽造書類ではない事）
⑶申請人の本邦において行おうとする活動又は申請人の身分若くしは地位及び在留期間が、出入国管理及び難民認定法（以下「入管法」という。）に定める在留資格及び在留期間に適合すること。
⑷申請者が入管法第5条第1項各号のいずれにも該当しないこと（感染症の所見がないこと）。

フィリピンの場合は、出生届が遅延届（Late Registration)の場合、追加で洗礼証明書、小学校又は高校の成績表（様式第137号）、卒業アルバム（それぞれの協会や学校の住所や電話番号も必要）の提出を求められる等、審査が非常に厳しくなります。当組合は、実習生のビザ発給をできる限り確実なものとするため、原則として、出生届の遅延届を行っているフィリピン人は技能実習生候補者として認められません。
なお、ビザが発給されなかった理由を大使館に確認しても、詳細については教えてもらえませんが、ほとんどの場合は、⑵を満たしていないためだということです。

労災保険については、たとえ個人農家であり、常時5人未満の労働者を雇用する労災保険暫定任意適用事業であっても、実習生の受入れのためには加入が義務付けられています。例えば専従者（生計を一にする親族）のみである個人農家であり、現時点では加入できない場合であっても、実習生が監理団体での講習を終了して、その農家で技能実習を開始した（雇用された）後、直ちに加入していただく必要があります。
労災事故の後、労基署へ私傷病報告を提出いただけでは、保険金は振り込まれませんのでご注意ください。

雇用保険については、労働者を雇用するすべての法人事業所・個人事業主は、加入が法律で義務付けられています。ただし、常時5人未満の労働者を雇用する農業の個人事業主は任意適用事業となります（専従者は雇用保険加入対象者には含まれません。専従者しかいない場合は、実習生総数が5人になったときに加入していただく必要があります。）
参考　厚生労働省　雇用保険の適用について

社会保険（健康保険・厚生年金保険）については、全ての法人事業所、常時5人以上の労働者を雇用する個人事業主は、加入が法律で義務付けられています。ただし、常時5人未満の労働者を雇用する個人事業主は任意適用事業主となります。また常時5人以上の労働者を雇用する個人事業主であっても、農業の事業主は任意適用事業主となります。
参考
日本年金機構　厚生年金適応事業所について
全国健康保険協会　健康保険適応事業所について

実習生の雇用条件書には、労災保険・雇用保険・健康保険・厚生年金等への加入の有無にチェックする箇所がありますが、雇用条件書に記載されている通りに加入していただきますよう、お願い致します。（社会保険加入対象外であっても、実習生は国民健康保険・国民年金保険に強制加入となります。無保険状態にならないよう、ご注意ください。）

地域別（都道府県別）最低賃金は、毎年10月ごろに上がっていますのでご注意行ださい。また、特定（産業別）最低賃金は、毎年11月～年末に上がっていますのでご注意ください。
参考　厚生労働省　最低賃金一覧

6か月以上年金を支払っていた技能実習生が、国民年金、又は厚生年金保険の被保険者資格を喪失し、日本を出国した場合、日本に住所を有しなくなった日から2年以内に脱退一時金を請求することができます。請求は、技能実習生本人が、母国に帰ってから、日本年金機構に行う必要があります。当組合は、全実習生に対し、帰国前に必ず、脱退一時金請求の方法を教育しています。
参考　日本年金機構脱退一時金に関する手続き

技能実習生の受け入れ先変更は、原則として、監理団体や実習実施者が倒産・不正行為認定を受けた場合等、技能実習断続不可能の状態になった場合等に限定されます。原則、3名中1名だけの受入れ先変更などは認められず、3名全員の移動となります。
このような場合は、当組合としては、できる限り1名だけでも助けられるように、他の受け入れ先を探す努力をし、努力を尽くしても、どうしても新たな受け入れ先が見つからない場合は、不本意ながら、途中帰国させることとなってしまいます。

原則として、当組合を通じて、技能実習生の技能実習1号口（一年目）の期間を一年として入管に申請した場合、入国当初、1年の在留期間が与えられます。その場合は、通常では行わない、技能実習1号口の6か月の在留期間更新申請を行う必要があります。しかし、例外として、その技能実習生の受入れ先に対し、最近労基署から是正勧告書が交付された場合や、入管から改善指導等を受けた場合や、多数の途中帰国者を出した場合や、前期の決算が損益であったり、新規受入れ、新設企業である場合等に、入国当初に与えられる在留期間が6か月となる場合があります。

もしその外国人従業員の方が日本人と離婚した場合、「日本人の配偶者等」という在留資格に該当しなくなります。したがって、離婚した日から14日以内に、その方が最寄りの入館管理局に報告する必要があります。原則その方は母国へ帰国するということとなってしまいますが、その方が引き続き日本に在留したい場合は、入国管理局の審査官と相談していただくこととなります。おそらく、在留資格「定住者」への資格変更の相談になることと思います。
まずはその方が入国管理局へ行き、離婚の事実を報告することが先決だと考えられます。何もせずそのままでいると、その方のみならず、雇っている会社も悪くとられる可能性があります。

常勤の職員とは、入国管理局の考え方としては、以下のいずれかに該当する方をさします。
ただし、外国人技能実習機構（機構）の考え方は、原則として社会保険加入者が常勤職員となります。また、常勤職員数は、技能実習生や、外国人建設・造船就労者の人数を除きます。

 ⑴労働日数が週5日以上、かつ年間217日以上あって、かつ、週労働時間が30時間以上の者 ⑵入社日を起算点として、6か月以上断続して勤務し、全労働日の8割以上出勤した職員で10日以上の年次有給休暇を与えられた者 ⑶雇用保険の被保険者であり、かつ1週間の所定労働時間が30時間以上であるもの（ただし「短期雇用特例被保険者」または「日雇労働被保険者」となっているものを除く。）

マイナンバー通知カードや個人番号カードを紛失した際は、以下のような手続きが必要となります。

⑴<通知カード紛失の場合>
警察に遺失届を出していただき、受理番号を控えてください。その後、お住まいの市町村へ届出をしていただき、通知カードの再発行手続きをお取りください。再発行手数料は500円となっております。

⑵<個人番号カードを紛失された場合>
まずはマイナンバーカード機能停止の手続きのため（悪用防止のため）、個人番号カードコールセンター（0120-95-0178または0120-0178-27　外国語対応）または、0570-783-578）へご連絡お願い致します。その際警察に紛失届を出していただき、受理番号を控えて下さい。その後、お住まいの市町村へ届出をしていただき、マイナンバーカードの再発行手続きをお取りください。再発行手数料は1000円となっております。

フィリピン人実習生は年間の収入が1.500ドルを超えるため、日比租税条約による免税の恩恵は適用されません。詳細につきましては、最寄りの国税局にお尋ねください。
所得に対する租税に関する二重課税の回避及び脱税の防止のための日本国とフィリピン共和国との間の条約
（該当箇所一部抜粋）参照元　http://www.houko.com

 第21条 ⑴．一方の締約国の訪れた時点において地方の締約国の居住者であった個人であって、主として、
(b)職業上の若しくは専門家の資格に必要な訓練を受けるため、当該一方の締約国内に一時的に滞在するものは、つぎのものにつき、当該一方の締約国において租税を免除される。
(iii)当該一方の締約国内で提供する人的役務によって取得する所得であって年間1500合衆国ドル又は日本円若しくはフィリピン・ペソによるその相当額を超えないもの ⑵．⑴の規定に基づく特典は、滞在の目的を達成する為に合理的又は慣習的に必要とされる期間についてのみ与えられる。
ただし、その特典は、いかなる場合にも、⑴⒝の場合には引き続き3年を超える期間、与えられることはない。

未経験者が実習生になれるかどうかの判断については、以下の根拠法令が参考となります。
（根拠法令：法務省）
 法別表第一の二の表の技能実習の項の下欄第一号口に掲げる活動
4　申請人本邦において修得しようとする技能等を要する業務と同種の業務に外国において従事した経験を有する事又は申請人が当該技能実習に従事することを必要とする特別な事情があること。 これは、上陸基準省令に記載の、実習生の在留資格認定証明書（ＣＯＥ）交付のための条件の一つです。
申請人とは実習生のことです。入館管理局に確認したところ、以下のような回答を得ました。
 前半の「経験があること」が大原則であり、入国管理局において、これまで後半の「特別な事情がある」ということで申請を受けつけたことはまずないという事であり、
もし特別な事情があるということで申請があったとしても、そのハードルは非常に高くなり、実質的に許可は出ないと考えるべきだということです。
したがって、未経験者は技能実習生にはなれないとお考えいただければと思います。 もし未経験者を技能実習生として受け入れたいという要望があった場合は、誠に申し訳ございませんが、お断りさせていただいております。また当組合では、経験がないにも係わらず、経験があるとして虚偽の申請をすることは一切ございません。

技能実習法の主務省令の第10条第2項第3号ホのおいても、団体監理型技能実習に係る者である場合にあっては、本邦において従事しようとする業務と同種の業務に外国において従事した経験を有することまたは団体監理型実習に従事することを必要とする特別な事情があること。という規定があります。

技能実習生の在留資格「技能実習一号口」から「技能実習二号口」への在留資格変更許可のタイミングによって、在留カードに記載される最後の一年の在留期間満了日が、入国日から3年を数日過ぎているように表示されてしまうことがあります。しかし在留カードに記載されている在留期限が、入国日3年を過ぎてるからといって、その記載されたギリギリの日まで在留させてもよいということではなく、必ず入国3年以内に帰国させなければなりません。（ただし、これは技能実習生としてではありませんが、在留ぎりぎりの帰国便が台風のため飛ばなかったなどの特別な事情によって、在留資格を「出国準備のため特定活動」へ変更し、特別に在留を延長してもらえる場合はあります。）

根拠法令は以下の通りです。
 出入国管理及び難民認定法第20条の2第2項の基準を定める省令

第3条（「技能実習一号口」から「技能実習二号口」への在留資格変更基準）
28　申請人が従事しようとする技能実習の活動の期間が、次のいずれにも該当する事。

イ　技能実習第一号口に応じた活動の期間（法第20条第5項又は第21条第4項の規定に基づき在留期間の満了後引き続き本邦に在留することができる期間を除く。以下口において同じ。）が一年以下であること。
ロ　技能実習第一号口に応じた活動の期間が9月以下である場合は、技能実習第二号口に応じた活動の期間が技能実習第一号口に応じた機関のおおむね1.5倍以内であること。
ハ　技能実習第二号口におうじた期間と技能実習第一号口に応じた活動の期間（法第20条第5項（在留資格変更）又は第21条第4項（在留期間更新）の規定に基づき在留期間の満了後引き続き本邦に在留することができる期間を含む）を合わせて3年以内の期間であること。

新制度の技能実習生が与えられる在留期間について

技能実習法第9条第3号
技能実習の期間が、第一号企業単独型技能実習又は第一号団体監理型技能実習に係るものである場合は1年以内、第二号企業単独型技能実習若しくは第三号企業単独型技能実習又は第二号団体監理型技能実習若しくは第三号団体監理型技能実習に係るものである場合は2年以内であること。

新制度では、各監理団に記載してある職種・作業以外は、技能実習の受入れができません。新制度では、これまで監理団体が受入れた実績がある技能実習生の職種・作業を除いて、受入れができません。たとえ監理団体の定款に職種・作業が追加しても、それだけではできません。
新たな職種・作業で技能実習を受け入れたい場合は、監理団体は、以下のどちらかの条件を満たす、技能実習生に修得等をさせようとする技能等にについて一定の経験又は知識を有する役員又は職員（常勤・非常勤を問わない）を確保する必要があります。

1.取扱職種について5年以上の実務経験を有する者
職種と作業の両立を満たしていなくても、職種単位で一致する経験であれば構いません。（条件を満たす人を、常勤か非常勤で雇う必要があります。）その条件を満たす方が技能実習計画の作成指導者となる必要があります。

2.取扱職種に係る技能実習計画の指導歴を有する者
認定された技能実習計画（新たな職種・作業）の作成指導経験（旧制度の場合、在留資格認定証明書が交付された経験）があることが必要です。（条件を満たす人（例えば他の組合で作成した経験がある人）を常勤か非常勤で雇う必要があります。その方が技能実習計画の作成指導員となる必要があります。）

認定申請時だけ一時的に条件を満たす人を雇い、その後すぐに退職させるようなことであれば、訪問指導時等に指導ができないことになってしまうため、原則として、この要件を満たさないと考えます。簡単に考えないようにご注意ください。

技能実習法第6条
技能実習生は「技能実習に専念する」ことにより、「技能等の修得等をし」、「本国への技能等の移転」に努めなければならない。 技能実習生には、手厚く保護されるという規定だけでなく、技能等の習得等という努力義務が規定されています。

監理団体や実習実施者が、技能実習法令や労働関係法令等を遵守し、保護を図る体制が確立され、適正に技能実習を行っているのであれば、実習生も技能実習に専念するよう努めなければなりません。ただし、技能実習法には、技能実習生が第6条を守らなかった場合の罰則は規定されません。

また、技能実習生は、技能実習計画の認定申請時によって、以下の事項等申告しています。この申請書には、実習生が必ず署名しなければならない為、新制度が適応される実習生が「聞いていない。知らない。分からない。」ということは絶対あり得ません。 ＊申告書の一部内容
日本国における技能実習制度の趣旨が、開発途上地域等への技能等の移転による国際協力の推進であることを承知しています。
私の本国である＿＿＿＿では習得等が困難である＿＿＿＿に係る技能等について修得等をし、技能実習の終了後に帰国した際には、＿＿＿＿することにより、本国への技能等の移転に努めたいと考えています。 もし実習生が、技能実習生の責務について知らない、分からない、聞いていない等という場合には、技能実習法第6条と、実習生が署名した技能実習生の申告書（参考法令第1-20号）を元に指導することをお勧めします。